Na trwałe. Projekt zabezpieczania zbiorów społecznych

Projekt powstał, aby wspierać archiwa społeczne w opiece nad gromadzonymi przez nie zdjęciami, nagraniami audio i wideo, dokumentami życia społecznego – zarówno w ich postaci cyfrowej, jak i fizycznej. Wyłonione w naborze organizacje otrzymają od nas wiedzę, narzędzia oraz wsparcie finansowe, które pozwolą im na uporządkowanie, opracowanie, digitalizację i właściwe przechowywanie wybranych przez nie zbiorów.

Pierwszą, pilotażową edycję projektu „Na trwałe” realizujemy od lutego do grudnia 2024. Wyniki naboru do tegorocznej edycji opublikujemy do 5 kwietnia 2024.

Archiwa społeczne, które wyłonione zostaną do udziału w projekcie „Na trwałe”, otrzymają od CAS wsparcie merytoryczne i finansowe. Poprzez wizyty studyjne i konsultacje będziemy dzielić się wiedzą o opracowaniu, digitalizacji i porządkowaniu zbiorów. Przekażemy podstawowe materiały do archiwizacji, zgodnie z konkretnymi potrzebami danego archiwum społecznego. Za zrealizowane u siebie prace archiwalne, wyłonione w naborze organizacje otrzymają od nas dofinansowanie.

Wspólnie wypracujemy konkretne metody i rozwiązania dla danego archiwum społecznego, które pozwolą samodzielnie zabezpieczać zbiory w przyszłości.

Nasz projekt wynika bezpośrednio z diagnoz i analiz, jakie zawarliśmy w Strategii wzmacniania trwałości zbiorów społecznych. Dzięki niej udało się określić, jakie są ogólne wyzwania i zagrożenia, które mogą utrudniać archiwom społecznym dbanie o ich zbiory. „Na trwałe. Projekt zabezpieczenia zbiorów społecznych” służyć ma wsparciu archiwów społecznych w ich opiece nad zbiorami.

Tegoroczną edycję skierowaliśmy do archiwów społecznych prowadzonych przez organizacje pozarządowe, samorządowe instytucje kultury (np. biblioteki, domy kultury), koła gospodyń wiejskich i stowarzyszenia gospodyń wiejskich.

Co oceniamy?

Zgłoszenie do projektu polegało na przekonującym umotywowaniu, dlaczego dana kolekcja lub dane kolekcje z Waszego archiwum społecznego wymagają opracowania i zabezpieczenia. Wniosek ocenimy pod kątem wartości i unikatowości kolekcji, potrzeby opracowania i zabezpieczania oraz pomysłu na dalsze ich wykorzystanie.

• Wartość kolekcji jest pojęciem subiektywnym, kojarzyć się może z cennymi muzealiami lub rzadkimi artefaktami przeszłości. Ruch archiwistyki społecznej podkreśla jednak, że każde zdjęcie wyjęte z domowej szuflady i opowieść każdej osoby ma wartość – każde źródło może powiedzieć nam coś niezwykłego o przeszłości.

• Poprzez wartość i unikatowość rozumiemy znaczenie danej kolekcji dla lokalnej społeczności, jej przeszłości i teraźniejszości. Być może dane zbiory pozwalają opowiedzieć historie do tej pory nieznane, zintegrować i/lub zanimować lokalną społeczność, zachęcić osoby do dzielenia się własnymi opowieściami. Być może są to materiały z XIX wieku lub początku XX wieku, które wymagają opieki z uwagi na upływający czas, lub zbiory unikatowe dla danego regionu. Wartość zbiorów społecznych to nie tylko ich rola w ochronie dziedzictwa, lecz także to, jak wzmacniają tożsamość społeczności i angażują ją we wspólną przeszłość i teraźniejszość. Innymi słowy, to Wy określicie, dlaczego dana kolekcja jest wartościowa i unikatowa – dlatego prosimy o konkretne przykłady i motywacje do zajęcia się danym zbiorem.

Co otrzymają archiwa społeczne?

Jury składające się z pracownic i pracowników CAS oraz ekspertek i ekspertów zewnętrznych wyłoni 10 organizacji, których zbiory wymagają opracowania i zabezpieczenia. Wyłonione organizacje zyskają:

• wsparcie finansowe w wysokości 5000 zł brutto na wynagrodzenie za prace archiwalne przeprowadzone przez osoby związane z danym archiwum społecznym w trakcie trwania projektu, do końca października 2024. Wynagrodzenie wypłacone zostanie na koniec prac lub w dwóch ratach, po wykonaniu danego etapu prac zaproponowanych przez archiwum społeczne

• szkolenia z Otwartego Systemu Archiwizacji

• profesjonalne opakowania do archiwizacji (takie jak teczki czy pudła bezkwasowe) i dyski zewnętrzne do przechowywania plików cyfrowych o łącznej wartości do 1000 zł brutto

• wizyty studyjne (min. 1, maks. 2), podczas których określimy konkretne potrzeby danej kolekcji, a także będziemy mogli wspólnie zrewidować postęp prac

• konsultacje z pracownikami i pracownicami CAS przez cały okres trwania projektu

• możliwość konsultacji z ekspertkami i ekspertami zewnętrznymi (np. w obszarze konserwacji zbiorów)

Harmonogram projektu w 2024 roku

To pierwsza edycja naszego projektu, który ma charakter pilotażowy; bierzemy jednak pod uwagę możliwość zorganizowania kolejnych edycji w przyszłości, które skupiać będą się na wybranych zagadnieniach związanych z trwałością i zabezpieczaniem zbiorów społecznych.

• 5 lutego 2024: ogłoszenie naboru

• 20 lutego 2024, godz. 13.00–14.30: spotkanie informacyjne online

• 27 lutego 2024, godz. 18.00–19.30: spotkanie informacyjne online

• 5 marca 2024 do godz. 23.59: termin przesyłania zgłoszeń

• do 5 kwietnia 2024: ogłoszenie wyników

• kwiecień: podpisanie umów o współpracy z wyłonionymi archiwami społecznymi

• kwiecień/maj – październik 2024: realizacja działań, w tym:

  – realizacja prac archiwalnych

  – ustalane indywidualnie: szkolenia online z Otwartego Systemu Archiwizacji

  – ustalane indywidualnie: wizyty studyjne pracownic i pracowników CAS (min. 1, maks. 2)

  – ustalane indywidualnie: konsultacje

• listopad – 20 grudnia 2024: podsumowania, przesłanie raportów końcowych

Przewidujemy także możliwość zorganizowania spotkania podsumowującego na koniec projektu; ewentualne informacje w tej sprawie podamy w drugiej połowie 2024 roku.

Skąd pomysł na ten projekt?

Archiwa społeczne to inicjatywy oddolne, oparte na pracy i pasji wielu osób, których działalność cechuje dobrowolność i nierzadko amatorski charakter (nie trzeba mieć wykształcenia archiwistycznego, by prowadzić archiwum społeczne, choć m.in. dzięki szkoleniom CAS podstawowa wiedza archiwistyczna dociera do coraz większej liczby osób). 

Owa dobrowolność i pasja wymagają wsparcia – archiwiści społeczni i archiwistki społeczne często pracują w swoim wolnym czasie, poświęcają własne środki na zbieranie materiałów i odkrywanie niezwykłych historii. Sytuacja finansowa archiwów społecznych bywa niestabilna. Innymi słowy, istnieje wiele czynników, które mogą utrudniać dbanie o zbiory, a istotnym słowem jest tutaj trwałość – opieka nad zbiorami w taki sposób, aby na długo zachować same zbiory i wszelkie informacje o nich: opisy, dane pochodzące od darczyńców itp.

Diagnozę tego stanu rzeczy opracowaliśmy w Strategii wzmacniania trwałości zbiorów społecznych. Zawiera ona dane dotyczące archiwów społecznych w Polsce, lecz także opisuje zagrożenia – zbiorów fizycznych, zbiorów cyfrowych, a także informacji o nich – które wpływają na trwałość gromadzonych materiałów. Strategia zakłada także realizację szeregu działań, które mają wspierać archiwa społeczne w opiece nad zbiorami – „Na trwałe. Projekt zabezpieczania zbiorów społecznych’’ jest właśnie jednym z nich.