05.02.2024

„Na trwałe”! Zapraszamy archiwa społeczne do udziału w projekcie zabezpieczania zbiorów społecznych

Z dumą i radością rozpoczynamy nabór do nowego działania CAS! „Na trwałe. Projekt zabezpieczenia zbiorów społecznych” powstał, aby wspierać archiwa społeczne w opiece nad gromadzonymi przez nie zdjęciami, nagraniami audio i wideo, dokumentami życia społecznego – zarówno w ich postaci cyfrowej, jak i fizycznej. Wyłonione w naborze organizacje otrzymają od nas wiedzę, narzędzia oraz wsparcie finansowe, które pozwolą im na uporządkowanie, opracowanie, digitalizację i właściwe przechowywanie wybranych przez nie zbiorów.

Projekt „Na trwałe” realizujemy od lutego do grudnia 2024; zgłoszenia przyjmujemy do 5 marca 2024 roku do godz. 23.59.

Zapraszamy archiwa społeczne do wybrania spośród swoich materiałów takich zbiorów, które wymagają zabezpieczenia i które te archiwa społeczne uznają za wartościowe i unikatowe. Wyłonione w naborze organizacje, które w przekonujący sposób umotywują swój wybór, będą mogły – przy wsparciu CAS – zrealizować szereg prac, takich jak opracowanie, przepakowanie czy zdigitalizowanie zbiorów.

zgłoś zbiory ze swojego archiwum społecznego wypełniając prosty formularz
od kwietnia/maja do października zrealizuj prace archiwalne przy wsparciu merytorycznym CAS
zyskaj profesjonalne materiały do archiwizacji i dofinansowanie za zrealizowane prace

Archiwa społeczne, które wyłonione zostaną do udziału w projekcie „Na trwałe”, otrzymają od CAS wsparcie merytoryczne i finansowe. Poprzez wizyty studyjne i konsultacje będziemy dzielić się wiedzą o opracowaniu, digitalizacji i porządkowaniu zbiorów. Przekażemy podstawowe materiały do archiwizacji, zgodnie z konkretnymi potrzebami danego archiwum społecznego. Za zrealizowane u siebie prace archiwalne, wyłonione w naborze organizacje otrzymają od nas dofinansowanie.

Wspólnie wypracujemy konkretne metody i rozwiązania dla danego archiwum społecznego, które pozwolą samodzielnie zabezpieczać zbiory w przyszłości.

Nasz projekt wynika bezpośrednio z diagnoz i analiz, jakie zawarliśmy w Strategii wzmacniania trwałości zbiorów społecznych. Dzięki niej udało się określić, jakie są ogólne wyzwania i zagrożenia, które mogą utrudniać archiwom społecznym dbanie o ich zbiory. „Na trwałe. Projekt zabezpieczenia zbiorów społecznych” służyć ma wsparciu archiwów społecznych w ich opiece nad zbiorami.

Więcej o „Strategii wzmacniania zbiorów społecznych”

Kto może się zgłosić?

Do projektu „Na trwałe” zapraszamy archiwa społeczne prowadzone przez:

organizacje pozarządowe
samorządowe instytucje kultury (np. biblioteki, domy kultury)
koła gospodyń wiejskich, stowarzyszenia gospodyń wiejskich.

W projekcie mogą wziąć udział te archiwa społeczne, które są wpisane do Bazy archiwów społecznych. Jeśli Wasze archiwum społeczne nie widnieje w Bazie, można się do niej zgłosić w trakcie trwania naboru. Dokładne informacje dotyczące zgłoszeń, a także formalności, o które poprosimy, opisaliśmy w regulaminie.

Regulamin projektu „Na trwałe” (.pdf)

Formularz zgłoszeniowy do projektu (.docx)

Nabór do projektu „Na trwałe” na Facebooku

Co oceniamy?

Zgłoszenie do projektu polega na przekonującym umotywowaniu, dlaczego dana kolekcja lub dane kolekcje z Waszego archiwum społecznego wymagają opracowania i zabezpieczenia. Wniosek ocenimy pod kątem wartości i unikatowości kolekcji, potrzeby opracowania i zabezpieczania oraz pomysłu na dalsze ich wykorzystanie.

Wartość kolekcji jest pojęciem subiektywnym, kojarzyć się może z cennymi muzealiami lub rzadkimi artefaktami przeszłości. Ruch archiwistyki społecznej podkreśla jednak, że każde zdjęcie wyjęte z domowej szuflady i opowieść każdej osoby ma wartość – każde źródło może powiedzieć nam coś niezwykłego o przeszłości.
Poprzez wartość i unikatowość rozumiemy znaczenie danej kolekcji dla lokalnej społeczności, jej przeszłości i teraźniejszości. Być może dane zbiory pozwalają opowiedzieć historie do tej pory nieznane, zintegrować i/lub zanimować lokalną społeczność, zachęcić osoby do dzielenia się własnymi opowieściami. Być może są to materiały z XIX wieku lub początku XX wieku, które wymagają opieki z uwagi na upływający czas, lub zbiory unikatowe dla danego regionu. Wartość zbiorów społecznych to nie tylko ich rola w ochronie dziedzictwa, lecz także to, jak wzmacniają tożsamość społeczności i angażują ją we wspólną przeszłość i teraźniejszość. Innymi słowy, to Wy określicie, dlaczego dana kolekcja jest wartościowa i unikatowa – dlatego prosimy o konkretne przykłady i motywacje do zajęcia się danym zbiorem.

Jakie zbiory można zgłosić?

Do projektu można zgłosić zbiory mające postać materialną (czyli np. kolekcje składające się ze zdjęć, dokumentów, pamiętników, kaset audio czy wideo), ale też cyfrową (czyli np. nagrane w formie cyfrowej wywiady historii mówionej czy skany zdjęć i dokumentów wcześniej przez Was zdigitalizowanych).

Uwaga! Prosimy o wybranie zbioru o takiej objętości, która pozwoli na przeprowadzenie w ciągu kilku miesięcy realnych prac adekwatnych do wsparcia, jakie zyskać można w projekcie. Jeśli zbiory Waszego archiwum są niewielkie, można zgłosić cały zasób. Nie ma kryterium dotyczącego liczby zgłaszanych materiałów – ważne jest to, że potraficie uzasadnić wartość i unikatowość danego zbioru oraz że potraficie ocenić zakres prac, jakich on wymaga.

Jakie prace przy zbiorach należy zaplanować?

Przy przygotowywaniu zgłoszenia bardzo ważny jest adekwatny wybór prac, które będziecie chcieli zrealizować na wybranych zbiorach. W regulaminie znajduje się szczegółowy katalog prac, jakie można zrealizować w ramach projektu – pomoże on w określeniu, jakie działania zadeklarować.

Uwaga! Istotnym warunkiem udziału w projekcie „Na trwałe” jest praca w Otwartym Systemie Archiwizacji (OSA). OSA jest naszym bezpłatnym narzędziem do porządkowania, katalogowania i opisywania zbiorów. W zgłoszeniu należy zadeklarować przeprowadzenie takich prac, których efekty będą wprowadzone do OSA. Uczestnicy i uczestniczki projektu zostaną przeszkoleni z OSA (lub będą mogli odświeżyć swoją wiedzę, jeśli już korzystają z systemu).

Ponadto, OSA zintegrowana jest z prowadzonym przez nas portalem Zbiory Społeczne – dzięki temu w łatwy sposób można udostępnić opracowane zbiory i informacje o nich w internecie. W ramach projektu należy wprowadzić do OSA i udostępnić na portalu Zbiory Społeczne co najmniej 50% zbiorów (plików cyfrowych z opisami lub samych opisów zbiorów), na których realizowane są prace archiwalne.

W wypełnieniu formularza i przygotowaniu się do prac pomoże rozdział „Opracowanie zbiorów” Małgorzaty Pankowskiej-Dowgiało z „Podręcznika dla archiwistów społecznych”.

Przeczytaj rozdział

Co otrzymają archiwa społeczne?

Jury składające się z pracownic i pracowników CAS oraz ekspertek i ekspertów zewnętrznych wyłoni 10 organizacji, których zbiory wymagają opracowania i zabezpieczenia. Wyłonione organizacje zyskają:

wsparcie finansowe w wysokości 5000 zł brutto na wynagrodzenie za prace archiwalne przeprowadzone przez osoby związane z danym archiwum społecznym w trakcie trwania projektu, do końca października 2024. Wynagrodzenie wypłacone zostanie na koniec prac lub w dwóch ratach, po wykonaniu danego etapu prac zaproponowanych przez archiwum społeczne
szkolenia z Otwartego Systemu Archiwizacji
profesjonalne opakowania do archiwizacji (takie jak teczki czy pudła bezkwasowe) i dyski zewnętrzne do przechowywania plików cyfrowych o łącznej wartości do 1000 zł brutto
wizyty studyjne (min. 1, maks. 2), podczas których określimy konkretne potrzeby danej kolekcji, a także będziemy mogli wspólnie zrewidować postęp prac
konsultacje z pracownikami i pracownicami CAS przez cały okres trwania projektu
możliwość konsultacji z ekspertkami i ekspertami zewnętrznymi (np. w obszarze konserwacji zbiorów)

Uwaga! Nasz projekt nie wymaga przygotowania żadnego kosztorysu ani szacowania budżetu; na koniec prac poprosimy jedynie o krótki raport. Wszelkie niezbędne informacje znajdują się w regulaminie, a pracownicy i pracownice CAS będą wspierać Was w przygotowaniu formularzy.

Spotkania informacyjne online

W trakcie trwania naboru zorganizujemy dwa spotkania informacyjne online dla wszystkich osób zainteresowanych udziałem w projekcie „Na trwałe”. Będzie to szansa na zadanie dodatkowych pytań i rozwianie wątpliwości.

Terminy spotkań to 20 lutego 2024, godz. 13.00–14.30 oraz 27 lutego 2024, godz. 18.00–19.30. Oba spotkania zorganizujemy na platformie ClickMeeting, obowiązują zapisy.

Zapisz się na spotkanie informacyjne 20.02

Zapisz się na spotkanie informacyjne 27.02

Dodatkowe wsparcie w trakcie naboru

Przez cały okres trwania naboru, czyli od 5 lutego do 5 marca, można także kontaktować się z nami mailowo i telefonicznie. Chętnie pomożemy we wszelkich sprawach związanych z przygotowaniem zgłoszenia! Adres mailowy projektu to natrwale@cas.org.pl.

Koordynacją projektu zajmuje się:

Marta Przybyło, m.przybylo@cas.org.pl
Joanna Michałowska, j.michalowska@cas.org.pl

Nr telefonu do obu koordynatorek to 22 294 11 04 (dostępny od poniedziałku do czwartku w godzinach 8.00–15.00).

Harmonogram projektu

To pierwsza edycja naszego projektu, który ma charakter pilotażowy; bierzemy jednak pod uwagę możliwość zorganizowania kolejnych edycji w przyszłości, które skupiać będą się na wybranych zagadnieniach związanych z trwałością i zabezpieczaniem zbiorów społecznych.

Harmonogram tegorocznej edycji:

5 lutego 2024: ogłoszenie naboru
20 lutego 2024, godz. 13.00–14.30: spotkanie informacyjne online
27 lutego 2024, godz. 18.00–19.30: spotkanie informacyjne online
5 marca 2024 do godz. 23.59: termin przesyłania zgłoszeń
do 5 kwietnia 2024: ogłoszenie wyników
kwiecień: podpisanie umów o współpracy z wyłonionymi archiwami społecznymi
kwiecień/maj – październik 2024: realizacja działań, w tym:

– realizacja prac archiwalnych

– ustalane indywidualnie: szkolenia online z Otwartego Systemu Archiwizacji

– ustalane indywidualnie: wizyty studyjne pracownic i pracowników CAS (min. 1, maks. 2)

– ustalane indywidualnie: konsultacje
listopad – 20 grudnia 2024: podsumowania, przesłanie raportów końcowych

Przewidujemy także możliwość zorganizowania spotkania podsumowującego na koniec projektu; ewentualne informacje w tej sprawie podamy w drugiej połowie 2024 roku.

Jak przygotować zgłoszenie?

Zachęcamy, by jak najwcześniej zacząć przygotowywać formularz zgłoszeniowy – ma on charakter opisowy; prosimy w nim m.in. o opis Waszego archiwum społecznego oraz możliwie jak najbardziej szczegółowe i dopracowane uzasadnienie wyboru zbioru do zabezpieczania i opracowania. Nasz formularz wymaga od Was także ogólnego zaplanowania działań i deklaracji wykonanych prac. Pamiętajcie o przygotowaniu niezbędnych załączników (określa je regulamin projektu).

Formularz podpisuje osoba lub osoby uprawnione do reprezentowania danego podmiotu – warto zadbać o to odpowiednio wcześnie.

Wasze zgłoszenia sprawdzamy także pod względem formalnym – w regulaminie znajdziecie informacje, na co zwrócić uwagę.

Formularz zgłoszeniowy do projektu „Na trwałe” (.docx)

Regulamin projektu (.pdf)

Wzór umowy o współpracy (.pdf)

Gotowe, zeskanowane formularze wraz z dokumentacją wizualną i/lub dokumentacją audio/wideo prosimy przesłać na adres natrwale@cas.org.pl w nieprzekraczalnym terminie do 5 marca 2024 do godz. 23.59. W tytule wiadomości prosimy wpisać: Na trwałe. Projekt zabezpieczania zbiorów społecznych. Z uwagi na harmonogram projektu nie będziemy w stanie rozpatrzyć formularzy, które wpłyną po tym terminie.

Skąd pomysł na ten projekt?

Archiwa społeczne to inicjatywy oddolne, oparte na pracy i pasji wielu osób, których działalność cechuje dobrowolność i nierzadko amatorski charakter (nie trzeba mieć wykształcenia archiwistycznego, by prowadzić archiwum społeczne, choć m.in. dzięki szkoleniom CAS podstawowa wiedza archiwistyczna dociera do coraz większej liczby osób).

Owa dobrowolność i pasja wymagają wsparcia – archiwiści społeczni i archiwistki społeczne często pracują w swoim wolnym czasie, poświęcają własne środki na zbieranie materiałów i odkrywanie niezwykłych historii. Sytuacja finansowa archiwów społecznych bywa niestabilna. Innymi słowy, istnieje wiele czynników, które mogą utrudniać dbanie o zbiory, a istotnym słowem jest tutaj trwałość – opieka nad zbiorami w taki sposób, aby na długo zachować same zbiory i wszelkie informacje o nich: opisy, dane pochodzące od darczyńców itp.

Diagnozę tego stanu rzeczy opracowaliśmy w Strategii wzmacniania trwałości zbiorów społecznych. Zawiera ona dane dotyczące archiwów społecznych w Polsce, lecz także opisuje zagrożenia – zbiorów fizycznych, zbiorów cyfrowych, a także informacji o nich – które wpływają na trwałość gromadzonych materiałów. Strategia zakłada także realizację szeregu działań, które mają wspierać archiwa społeczne w opiece nad zbiorami – „Na trwałe. Projekt zabezpieczania zbiorów społecznych’’ jest właśnie jednym z nich.

Drukuj

wszystkie wydarzenia