faq archiwisty społecznego

Wszystkie najważniejsze informacje na temat prowadzenia archiwum społecznego można znaleźć w “Podręczniku dla archiwistów społecznych”. Podręcznik jest dostępny zarówno on-line, jak i w wersji papierowej. Polecamy również zajrzeć na naszą bezpłatną platformę e-learningową, na której  znajdują się krótki e kursy w postaci filmów instruktażowych, ćwiczeń i porad dotyczących zakładania archiwum społecznego czy pozyskiwania, opracowania i digitalizacji zbiorów. Na platformę systematycznie dodajemy nowe materiały edukacyjne. Wreszcie, wiele zrealizowanych przez nas webinarów i spotkań zapisaliśmy na naszym kanale Youtube. W kilku playlistach uporządkowaliśmy szkolenia dotyczące wybranych zagadnień. Informacje o najnowszych webinarach i szkoleniach online znajdziesz na naszej stronie w zakładce szkolenia i konsultacje.

Archiwum społeczne może założyć każdy, kto chce dokumentować i upowszechniać oddolną historię. Nie musisz mieć wykształcenia archiwistycznego, wystarczy, że widzisz wokół siebie temat, którym chcesz się zająć i zbiory, które można uratować. Archiwa społeczne nie są powoływane odgórnie – nie trzeba rejestrować ich działalności – czyli, nie przechodzisz przez skomplikowane procedury. Archiwa społeczne powstają najczęściej jako społeczne inicjatywy – tworzą je lokalni aktywiści, animatorzy kultury, miłośnicy historii, czy osoby dostrzegające potrzebę zajęcia się danym tematem. Dlatego też, archiwa społeczne mogą mieć różny status społeczny – od grup nieformalnych, organizacji pozarządowych, kół gospodyń wiejskich, po biblioteki, domy kultury, urzędy i muzea.

Archiwa społeczne gromadzą unikatowe materiały archiwalne, przekazywane przede wszystkim przez osoby prywatne. Są to materiały o wartości historycznej, kulturowej, a często też o wartości emocjonalnej, ważne dla historii danej społeczności. Wśród zbiorów najczęściej spotykanych w archiwach społecznych znajdują się:

– fotografie

– wspomnienia, dzienniki lub pamiętniki

– dokumenty osobiste (np. listy, legitymacje, dyplomy, dokumenty związane z pracą społeczną lub zawodową)

– dokumenty życia społecznego (np. ulotki, plakaty, pocztówki)

– nagrania audio i wideo z wywiadami

Warto zaznaczyć, że zbiory archiwalne to wyłącznie materiały unikatowe i oryginalne,
takie które nie znajdują się w innych archiwach. Wszelkie opracowania, czy materiały publikowane przez inne instytucje lub archiwa mogą być dla archiwów społecznych materiałem pomocniczym. Nie powinny one jednak wchodzić w skład zbioru archiwum.

– Ustal, jakie materiały chcesz gromadzić w archiwum społecznym, określ ich temat, zakres chronologiczny i formę. Na początku możesz zacząć zbierać np. tylko fotografie dotyczące konkretnego tematu, a z czasem poszerzać zbiory o kolejne materiały archiwalne.

– Zanim skontaktujesz się z potencjalnymi darczyńcami, przygotuj opis Twojego archiwum społecznego oraz informacje, jakich materiałów archiwalnych poszukujecie, w jakiej formie, dlaczego je zbieracie i jak chcecie je wykorzystywać.

– Pamiętaj o przygotowaniu – w dwóch egzemplarzach – dokumentu potwierdzającego przyjęcie zbiorów do archiwum społecznego. Za każdym razem przekaż jeden egzemplarz dla darczyńcy, a drugi zostaw w archiwum. Po wzór dokumentu możesz zgłosić się do CAS.

– Rozmawiaj z darczyńcami o przekazywanych materiałach archiwalnych – to oni są, często najlepszym, źródłem wiedzy o przekazywanych materiałach. Dopytuj o szczegóły, np. kiedy powstała fotografia, w jakich okolicznościach, kto jest jej autorem oraz kto znajduje się na zdjęciu itd. Zawsze zapisuj lub nagrywaj zebrane informacje.

– Utrzymuj kontakt z osobami, które przekazały zbiory do Twojego archiwum społecznego. Pamiętaj o podziękowaniach, informuj o tym, co stanie się z przekazanymi zbiorami, zapraszaj na wydarzenia organizowane przez archiwum.

– Promuj archiwum społeczne! Staraj się docierać do różnych grup odbiorców i odbiorczyń oraz wykorzystuj różnorodne kanały komunikacji. Dzięki temu możesz dotrzeć do nowych darczyńców. Na przykład osób, które mieszkają poza Twoją miejscowością, a chętnie podzielą się swoimi historiami i pamiątkami dotyczącymi interesującego Cię tematu. W ten sposób Twoje archiwum społeczne może powiększyć się o kolejne cenne zbiory.

Archiwum społeczne nie musi gromadzić oryginałów dokumentów czy fotografii, a tylko ich kopie cyfrowe – choć oryginalne obiekty mają dużą wartość historyczną,
to ich kopia cyfrowa jest równie cennym materiałem. Archiwiści społeczni i archiwistki społeczne mogą wypożyczać oryginały w celu ich zeskanowania, a następnie zwracać je właścicielom i właścicielkom. Nie każde archiwum społeczne dysponuje przestrzenią i warunkami do przechowywania oryginalnych materiałów archiwalnych, stąd niektóre archiwa gromadzą zbiory w dużej mierze (lub wyłącznie) w formie cyfrowej. Warto pamiętać o ich właściwym zabezpieczeniu, stworzeniu kopii zapasowych i przechowywaniu ich np. na dyskach zewnętrznych.

Nawet w warunkach domowych materiałom archiwalnym powinniśmy zapewnić możliwie dobre warunki przechowywania, a więc przede wszystkim zadbać o stabilną temperaturę i wilgotność. W żadnym razie materiałów nie powinno się przechowywać w zawilgoconych piwnicach czy nasłonecznionych i ciepłych częściach mieszkania, np. przy kaloryferze. Należy zadbać o zabezpieczenie ich w odpowiednich opakowaniach (jeśli będziemy mieć taką możliwość – w bezkwasowych kopertach, pudełkach i teczkach).

Telefon może służyć do nagrywania relacji, ale korzystajmy z tego rozwiązania w ostateczności; namawiamy do realizacji nagrań za pomocą profesjonalnego sprzętu (dyktafonu). Dzięki temu uzyskamy nagrania dobrej jakości i będzie można z nich skorzystać na wielu polach – w reportażu radiowym, słuchowisku czy na wystawie.

Podobnie wygląda kwestia skanowania. Korzystanie z wielofunkcyjnych urządzeń biurowych daje w efekcie cyfrowe odwzorowanie fotografii czy dokumentu o relatywnie niskiej jakości. Warto zainwestować w bardziej specjalistyczny skaner o możliwie wysokich parametrach, dzięki czemu nasze pliki cyfrowe oddadzą więcej szczegółów oryginalnych archiwaliów i w przyszłości będzie możliwe ich reprodukowanie np. na wystawie czy w albumie. Jest to ważne zwłaszcza w sytuacjach, gdy po zeskanowaniu oryginału musimy oddać go właścicielowi, być może nie mając już w przyszłości szansy na ponowną, bardziej profesjonalną digitalizację.

Więcej informacji o tym, jak wybrać odpowiedni skaner i dyktafon znajdziesz na naszej  bezpłatnej platformie e-lerningowej.
Poradnik: Jak wybrać skaner? znajduje się w kursie: Jak skanować zdjęcia?
Poradnik: Jak wybrać dyktafon? znajduje się w kursie: Jak nagrać wywiad historii mówionej?

Zachęcamy do przeczytania „Podręcznika do historii mówionej” autorstwa Marcina Jarząbka. Podręcznik powstał z myślą o wszystkich osobach, które chcą poznać metody historii mówionej oraz korzystać z nich w praktyce, w sposób jak najbardziej profesjonalny. Jest to bezpłatna publikacja. Informację o tym, jak otrzymać podręcznik znajdziesz na stronie CAS. Podstawowe informacje na temat nagrywania wywiadów znajdziesz też w kursie: „Jak nagrać wywiad historii mówionej” na naszej bezpłatnej platformie e-lerningowej. Polecamy również obejrzenie cyklu webinarów poświęconych historii mówionej. Webinary dotyczą zarówno podstaw nagrywania, kwestii etycznych, jak również archiwizacji relacji i ich wykorzystania w działaniach kulturalnych.

Opracowanie polega na uporządkowaniu zbiorów archiwalnych i nadaniu im pewnego układu. Opracowane zbiory to zbiory podzielone na grupy i podgrupy, opisane i ponumerowane.
Rozproszone i nieuporządkowane zbiory są narażone na zniszczenie i zgubienie. Dodatkowo, znacznie trudniej z nich wtedy skorzystać. Dlatego, tak ważne jest ich opracowanie. Wpływa to na trwałość zbiorów i zabezpiecza je przed utratą. Opracowanie pozwala również lepiej poznać nasze zbiory. Ułatwia też odbiorcom i odbiorczyniom zapoznanie się z nimi i odszukanie cennych informacji i konkretnych materiałów archiwalnych. O tym jak opracowywać zbiory, możesz dowiedzieć się z m.in. z Podręcznika dla archiwistów społecznych  i kursu „Opracuj zbiory – to proste” na naszej bezpłatnej platformie e-learningowej.

Istnieją państwowe i samorządowe programy grantowe umożliwiające pozyskanie środków na projekty archiwalne, kulturalne czy edukacyjne. Informację o aktualnie trwających naborach można znaleźć m.in. na stronie www.ngo.pl. Warto wybierać programy grantowe lub konkursy na konkretne działania w naszym archiwum społecznym. Np. w konkursach na projekty kulturalne możemy sfinansować działania związane z upowszechnianiem zbiorów poprzez zorganizowanie wystawy lub stworzenie podcastu, a w konkursach dotyczących kultury cyfrowej możemy sfinansować działania związane z digitalizacją zbiorów. CAS prowadzi „Na trwałe. Projekt zabezpieczania zbiorów społecznych”. Projekt powstał, aby wspierać archiwa społeczne w opiece nad gromadzonymi przez nie materiałami – zarówno w postaci cyfrowej, jak i fizycznej. Nabór odbywa się raz w roku. Wyłonione organizacje otrzymują od nas wiedzę, narzędzia oraz wsparcie finansowe.

Skorzystaj z prowadzonej przez nas bazy archiwów społecznych. Aby odszukać archiwa działające w Twoim regionie możesz posłużyć się interaktywną mapą Polski (umożliwiającą przybliżanie i oddalanie interesującego Cię fragmentu mapy) lub tradycyjną wyszukiwarką, dającą możliwość wpisania nazwy archiwum społecznego, nazwy prowadzącej je instytucji lub miejscowości, w której archiwum społeczne ma siedzibę. Wyszukiwarka przeszukuje też opisy zbiorów i instytucji prowadzących archiwum.