Specjalista / specjalistka ds. obsługi sekretariatu
Centrum Archiwistyki Społecznej to nowoczesna instytucja kultury, która zajmuje się animowaniem ruchu archiwów społecznych. Tworzymy bazy danych i narzędzia informatyczne, prowadzimy szkolenia, organizujemy wydarzenia dla archiwów społecznych i świata kultury, promujemy i wzmacniamy oddolny ruch zapisywania historii miast, miasteczek, wsi, dzielnic, społeczności.
Szukamy osoby odpowiedzialnej, zaangażowanej i dobrze zorganizowanej, z doświadczeniem w pracy w instytucjach publicznych, która lubi pracę z dokumentacją formalną i będzie wsparciem w prowadzeniu Sekretariatu Centrum Archiwistyki Społecznej.Oferujemy stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w wymiarze pół etatu. Wynagrodzenie miesięczne w wysokości 3800-4100 zł brutto w zależności od doświadczenia. Planowany termin rozpoczęcia pracy: 3 listopada 2025.
W swojej pracy będziesz:
-
prowadzić obsługę kancelaryjną, w szczególności przyjmować korespondencję wpływającą i ją ewidencjonować w elektronicznym systemie obiegu dokumentów (EZD);
-
nadzorować obieg dokumentów;
-
koordynować umowy z dostawcami/usługodawcami;
-
archiwizować dokumentację;
-
organizować pracę i obsługiwać biuro;
-
organizować spotkania i dbać o ich obsługę;
-
redagować i aktualizować stronę Biuletynu Informacji Publicznej;
-
obsługiwać skrzynkę instytucji na platformie elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP;
-
samodzielnie redagować pisma;
-
dbać o terminowość i poprawność wykonania zleconych zadań;
-
współpracować z firmami zewnętrznymi i wspierać przy prowadzonych przez instytucję projektach oraz innych bieżących pracach związanych z funkcjonowaniem biura;
-
prowadzić sprawy administracyjno-organizacyjne (np. zaopatrzenie w materiały biurowe i eksploatacyjne, sprawy lokalowe);
-
współpracować z IOD;
-
obsługiwać połączenia telefoniczne oraz urządzenia biurowe;
-
nadzorować firmę kurierską i wysyłki pocztowe CAS;
-
wspierać bieżące działania Działu Administracji oraz Dyrekcji CAS.
Poszukujemy osoby, która:
-
ma co najmniej roczne doświadczenie na podobnym stanowisku;
-
potrafi sprawnie organizować własną pracę;
-
jest skrupulatna i terminowa;
-
potrafi skutecznie się komunikować;
-
ma wysoką kulturę osobistą;
-
lubi pracę z dokumentacją formalną;
-
dobrze się czuje w pracy w środowisku cyfrowym;
-
potrafi sporządzać i redagować pisma urzędowe;
-
idealnie, jeśli ma doświadczenie w pracy administracyjnej w instytucji publicznej;
-
mile widziane doświadczenie w pracy w systemie EZD PUW (system do elektronicznego zarządzania dokumentacją);
-
mile widziane doświadczenie z archiwizacją dokumentacji;
-
mile widziane doświadczenie w zakresie ochrony danych osobowych (IODO/RODO).
Dlaczego warto z nami pracować:
-
jesteśmy niedużym zespołem, przyjaźnie ze sobą współpracującym;
-
opieramy współpracę na zaufaniu i otwartej komunikacji;
-
dajemy możliwość rozwoju zawodowego m.in. poprzez finansowanie szkoleń;
-
zapewniamy dofinansowanie do urlopu i wydarzeń kulturalnych;
-
w CAS działa system nagród uznaniowych;
-
nasze biuro w Warszawie na Starym Mokotowie jest przyjaznym i komfortowym miejscem do pracy.
Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie:
CV i listu motywacyjnego zawierającego odpowiedź na pytanie dlaczego chcesz pracować na stanowisku Specjalistka/Specjalista ds. obsługi sekretariatu.
Dokumenty prosimy przesłać na adres: rekrutacja@cas.org.pl. W tytule maila prosimy wpisać: „Specjalistka/Specjalista ds. obsługi sekretariatu”
Zgłoszenia przyjmujemy do 19 września 2025 roku (włącznie).
Prosimy o dopisanie klauzuli: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych w procesie rekrutacji”.
Centrum Archiwistyki Społecznej zastrzega sobie prawo do kontaktu tylko z wybranymi kandydatami / kandydatkami.
Klauzula informacyjna:
Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 (Dz. Urz. UE L 2016), Centrum Archiwistyki Społecznej informuje, że:
1. Administratorem danych osobowych jest Centrum Archiwistyki Społecznej z siedzibą w Warszawie (02-516) ul. Rejtana 17, lok. 25/26/27, tel: 22 294 11 00.
2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Centrum Archiwistyki Społecznej możliwy jest pod adresem email iod@cas.org.pl
3. Dane osobowe kandydata na wolne stanowisko pracy (dalej „kandydat”) przetwarzane będą w celu przeprowadzenia rekrutacji w ramach ogłoszonej rekrutacji na wolne stanowisko pracy przez Centrum Archiwistyki Społecznej. Dane osobowe kandydata przetwarzane będą w celu:
a. przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego w zakresie danych określonych w przepisach prawa pracy, tj. w Art. 221 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz §1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika – na podstawie Art. 6 ust. 1 lit b RODO;
b. przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego w zakresie innych danych niż te określone w ppkt. a. powyżej, w tym dane zawarte w CV kandydata lub innych dokumentach rekrutacyjnych kandydata – na podstawie Art. 6 ust. 1 lit a RODO;
c. realizacji prawnie uzasadnionych interesów – w tym kontaktu z osobą ubiegającą się o zatrudnienie oraz w przypadku roszczeń uczestników rekrutacji – na podstawie Art. 6 ust. 1. lit. f RODO.
4. Odbiorcami danych osobowych kandydata na wolne stanowisko pracy będą wyłącznie podmioty świadczące usługę obsługi systemów i oprogramowania informatycznego administratora, zewnętrzne podmioty świadczące usługi na rzecz administratora, oraz podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa (w tym organy administracji publicznej).
5. Administrator danych nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych kandydatów do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
6. Dane osobowe kandydata przetwarzane będą na czas niezbędny do przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego i później przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące od daty zakończenia rekrutacji.
7. Kandydaci posiadają prawo żądania od Administratorów Danych dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania oraz usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie.
8. Osobie przesyłającej aplikację w odpowiedzi na ogłoszenia o rekrutacji przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Podanie danych przez kandydatów w procesie rekrutacji jest dobrowolne, ale konieczne do przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego, a nie podanie danych spowoduje brak możliwości rozpatrzenia oferty kandydata złożonej w procesie rekrutacji.
10. Dane osobowe kandydatów nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu.