[zakończone] Specjalista / specjalistka ds. obsługi sekretariatu

Historia wielu społeczności, wydarzeń i miejsc nie zostałaby opowiedziana, gdyby nie pasja i aktywność setek osób i środowisk, tworzących ruch archiwistyki społecznej. Centrum Archiwistyki Społecznej jest państwową instytucją kultury i powstało w 2020 roku z inicjatywy Ośrodka KARTA i Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, po to by wspierać ten oddolny ruch.

CAS profesjonalizuje działania archiwów społecznych poprzez szkolenia i konsultacje, rozwija narzędzia cyfrowe służące im do opracowania i upowszechniania zbiorów (Otwarty System Archiwizacji i portal zbioryspoleczne.pl), popularyzuje działania archiwów, organizuje wydarzenia kulturalne. Działania CAS odbywają się w stałym dialogu z odbiorcami i odbiorczyniami, z uwzględnieniem zmieniających się potrzeb i z uważnością na ich problemy.

Brzmi ciekawie? Zapoznaj się z ogłoszeniem i dołącz do naszego zespołu w Dziale Administracji.

W swojej pracy będziesz:

• prowadzić obsługę kancelaryjną, w szczególności przyjmować korespondencję wpływającą i ją ewidencjonować w elektronicznym systemie obiegu dokumentów (EZD);

• nadzorować obieg dokumentów;

• ewidencjonować i gromadzić zbiór wewnętrznych aktów normatywnych;

• organizować pracę i obsługiwać biuro Dyrekcji;

• organizować spotkania i dbać o ich obsługę;

• redagować i aktualizować stronę Biuletynu Informacji Publicznej;

• obsługiwać skrzynkę instytucji na platformie elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP;

• samodzielnie redagować pisma;

• dbać o terminowość i poprawność wykonania zleconych zadań;

• współpracować z firmami zewnętrznymi i wspierać przy prowadzonych przez instytucję projektach oraz innych bieżących pracach związanych z funkcjonowaniem biura;

• prowadzić sprawy administracyjno-organizacyjne (np. zaopatrzenie w materiały biurowe i eksploatacyjne, sprawy lokalowe);

• obsługiwać połączenia telefoniczne oraz urządzenia biurowe;

• nadzorować firmę kurierską i wysyłki pocztowe CAS.

Poszukujemy osoby, która:

• ma wykształcenie co najmniej średnie;

• jest skrupulatna i terminowa;

• potrafi precyzyjnie formułować wypowiedzi pisemne;

• potrafi skutecznie się komunikować;

• ma wysoką kulturę osobistą;

• ma doświadczenie na podobnym stanowisku;

• zna język angielski na poziomie umożliwiającym komunikowanie się w prostych, typowych sytuacjach.

Będzie idealnie, jeśli dodatkowo:

• zna zasady funkcjonowania administracji publicznej;

• zna systemy do elektronicznego zarządzania dokumentacją (przede wszystkim EZD).

Dlaczego warto z nami pracować?

• jesteśmy niedużym zespołem, przyjaźnie ze sobą współpracującym;

• opieramy współpracę na zaufaniu i otwartej komunikacji;

• oferujemy stabilne zatrudnienie – w oparciu o umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy;

• oferujemy wynagrodzenie w wysokości 4200–4600 zł netto w zależności od doświadczenia;

• dajemy możliwość rozwoju zawodowego m.in. poprzez finansowanie szkoleń;

• zapewniamy dofinansowanie do urlopu i wydarzeń kulturalnych;

• nasze biuro w Warszawie na Starym Mokotowie jest przyjaznym i komfortowym miejscem do pracy.

Osoby zainteresowane prosimy o przesłanie CV oraz listu motywacyjnego na adres rekrutacja@cas.org.pl

W tytule maila prosimy wpisać: Specjalista / specjalistka ds. obsługi sekretariatu

Zgłoszenia przyjmujemy do 20 grudnia 2023 (włącznie).

Prosimy o dopisanie klauzuli: „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych w procesie rekrutacji”.

Centrum Archiwistyki Społecznej zastrzega sobie prawo do kontaktu tylko z wybranymi kandydatami i kandydatkami.

Klauzula informacyjna:

Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 (Dz. Urz. UE L 2016), Centrum Archiwistyki Społecznej informuje, że:

1. Administratorem danych osobowych jest Centrum Archiwistyki Społecznej z siedzibą w Warszawie (02-516) ul. Rejtana 17, lok. 25/26/27, tel: 22 294 11 00.

2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Centrum Archiwistyki Społecznej możliwy jest pod adresem email iod@cas.org.pl .

3. Dane osobowe kandydata na wolne stanowisko pracy (dalej „kandydat”) przetwarzane będą w celu przeprowadzenia rekrutacji w ramach ogłoszonej rekrutacji na wolne stanowisko pracy przez Centrum Archiwistyki Społecznej. Dane osobowe kandydata przetwarzane będą w celu:

a. przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego w zakresie danych określonych w przepisach prawa pracy, tj. w Art. 221 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz §1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika – na podstawie Art. 6 ust. 1 lit b RODO;

b. przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego w zakresie innych danych niż te określone w ppkt. a. powyżej, w tym dane zawarte w CV kandydata lub innych dokumentach rekrutacyjnych kandydata – na podstawie Art. 6 ust. 1 lit a RODO;

c. realizacji prawnie uzasadnionych interesów – w tym kontaktu z osobą ubiegającą się o zatrudnienie oraz w przypadku roszczeń uczestników rekrutacji – na podstawie Art. 6 ust. 1. lit. f RODO.

4. Odbiorcami danych osobowych kandydata na wolne stanowisko pracy będą wyłącznie podmioty świadczące usługę obsługi systemów i oprogramowania informatycznego administratora, zewnętrzne podmioty świadczące usługi na rzecz administratora, oraz podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa (w tym organy administracji publicznej).

5. Administrator danych nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych kandydatów do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

6. Dane osobowe kandydata przetwarzane będą na czas niezbędny do przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego i później przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące od daty zakończenia rekrutacji.

7. Kandydaci posiadają prawo żądania od Administratorów Danych dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania oraz usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo do wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie.

8. Osobie przesyłającej aplikację w odpowiedzi na ogłoszenia o rekrutacji przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Podanie danych przez kandydatów w procesie rekrutacji jest dobrowolne, ale konieczne do przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego, a nie podanie danych spowoduje brak możliwości rozpatrzenia oferty kandydata złożonej w procesie rekrutacji.

10. Dane osobowe kandydatów nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu.