Pozyskiwanie środków na działania

Zakres działalności archiwów społecznych jest bardzo szeroki: od działań archiwalnych dotyczących zbiorów (pozyskiwanie, opracowanie, digitalizacja, udostępnianie, bezpieczne przechowywanie) aż po różne projekty z wykorzystaniem zbiorów (edukacyjne, wystawiennicze, wydawnicze czy popularyzatorskie). Źródła finansowania tych działań mogą być różne, należą do nich m.in. konkursy grantowe. Korzystają z nich organizacje pozarządowe, ale też instytucje samorządowe (biblioteki, domy kultury itp.). Jakie to konkursy? Jak należy przygotować się do udziału w nich? Odpowiedzi na te pytania znajdują się w tym rozdziale. Ponadto zawiera on inne wskazówki dotyczące pozyskiwania środków na finansowanie działań archiwum społecznego, przydatne zwłaszcza dla organizacji pozarządowych.

Zanim zaczniesz pozyskiwać środki finansowe… zaplanuj działania archiwum

Na samym początku musisz się zastanowić nad planem działań archiwum, określić, na jakie działania chcesz pozyskać środki finansowe. W przypadku archiwum społecznego będą to najczęściej:

• Pozyskanie zbiorów poprzez ich digitalizację i nagrywanie wywiadów historii mówionej.

• Opracowanie zbiorów.

• Digitalizacja zbiorów.

• Zabezpieczenie zbiorów oryginalnych i cyfrowych.

• Działania popularyzujące zbiory, np. wystawa tradycyjna i online, spacer, warsztaty edukacyjne z wykorzystaniem zbiorów i inne.

Gdy planujesz działania, weź pod uwagę zasoby archiwum, czyli:

• Zbiory archiwalne już posiadane przez archiwum lub planowane do pozyskania.

• Zespół – stały i wolontariuszy.

• Środki finansowe, którymi na pewno dysponuje archiwum społeczne.

• Sprzęt, którym archiwum już dysponuje, oraz sprzęt, którego jeszcze potrzebuje (skaner, przestrzeń cyfrowa do przechowywania kopii zbiorów, itp.).

• Możliwości współpracy z innymi organizacjami, instytucjami itp.

W trakcie planowania działań warto rozważyć ich szerszy zakres, gdyż zbiory archiwalne można wykorzystać w różny sposób. Do tego nie trzeba realizować wszystkich działań od razu, ale należy rozłożyć je w czasie. Przykładowo – w jednym roku możesz pozyskać zbiory, opracować je (lub ich część) i udostępnić online. W kolejnym roku – przygotować wystawę i warsztaty edukacyjne. Jeżeli zaczniesz od opracowania zbiorów, to ten pierwszy krok ułatwi realizację kolejnych działań, co więcej – na pewno podsunie pomysły na następne działania.

Gdy określisz działania, na które chcesz pozyskać środki, i zweryfikujesz zasoby archiwum, możesz poszukać źródeł finansowania. Możliwości jest wiele. W pierwszej kolejności poznasz te, którymi dysponują instytucje publiczne.

Środki finansowe, którymi dysponują instytucje publiczne

Poniższe możliwości pozyskiwania środków dotyczą przede wszystkim działań w obszarze kultury i dziedzictwa (a to właśnie w nim mieści się działalność archiwum społecznego), zarówno lokalnych, jak i ogólnopolskich. O fundusze mogą się ubiegać organizacje pozarządowe, a w części – instytucje samorządowe.

Środki gminne, powiatowe, miejskie, wojewódzkie – na dobry początek

• Na początek warto się zainteresować, jakie konkursy są oferowane przez samorządy lokalne: od gminnych, poprzez powiatowe, do wojewódzkich. Aby się dowiedzieć, w jakich programach może wziąć udział organizacja albo instytucja prowadząca archiwum społeczne, sprawdź strony internetowe tych samorządów lub udaj się bezpośrednio do osób odpowiedzialnych za współpracę z różnymi podmiotami, chociażby do pełnomocników ds. NGO przy samorządach.

• Istnieje również tryb pozakonkursowy, przeznaczony dla organizacji pozarządowych w ramach tzw. małych grantów. To uproszczona forma zlecania realizacji zadań publicznych organizacjom pozarządowym. Wniosek o dotację można złożyć w dowolnym momencie do wybranego samorządu. Przepisy prawne określają maksymalną wysokość kwoty dofinansowania (obecnie jest to 10 tysięcy złotych) i okres realizacji finansowanych działań (obecnie to 90 dni). Warto sprawdzić, czy lokalna instytucja samorządowa (gminna, powiatowa, miejska, wojewódzka) przyznaje takie dotacje, i w razie możliwości wnioskować o nie.

Środki przyznawane przez instytucje państwowe w konkursach ogólnopolskich

Wiele instytucji o zasięgu ogólnopolskim organizuje konkursy grantowe, z których można pozyskać środki finansowe na działania archiwum społecznego. Poniżej przeczytasz o tych instytucjach, na których konkursy szczególnie warto zwrócić uwagę.

• Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego co roku ogłasza programy Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, w ramach których można uzyskać dofinansowanie realizacji różnych działań kulturalnych. Warto zwrócić uwagę na program „Kultura cyfrowa”, umożliwiający pozyskanie środków na digitalizację zbiorów, na ich opracowanie i na udostępnienie. Wśród programów grantowych ministerstwa są również programy poświęcone kulturze tradycyjnej czy edukacji kulturalnej. Z nich też można sfinansować pewne działania archiwum społecznego.

• Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych organizuje konkurs „Wspieranie działań archiwalnych”, w ramach którego można uzyskać środki na opracowanie, na zabezpieczenie i na udostępnienie zbiorów.

• Narodowe Centrum Kultury oferuje różne formy wsparcia działalności kulturalnej. Wśród nich jest program grantowy „EtnoPolska” poświęcony lokalnemu dziedzictwu kulturowemu. NCK ponadto organizuje wydarzenia i konkursy dotyczące już zrealizowanych projektów. Są one dobrą okazją do pokazania własnych działań czy do wymiany doświadczeń, a także mogą się stać inspiracją do dalszych przedsięwzięć.

• Narodowy Instytut Dziedzictwa organizuje program dotacyjny „Wspólnie dla dziedzictwa”, również nastawiony przede wszystkim na finansowanie działań lokalnych w obszarze dziedzictwa kulturowego.

• Muzeum Historii Polski organizuje konkurs grantowy „Patriotyzm jutra”, pozwalający na pozyskanie środków na projekty angażujące społeczności lokalne w działania dotyczące regionalnego dziedzictwa i kultury.

• Instytut Dziedzictwa Myśli Narodowej im. Romana Dmowskiego i Ignacego Jana Paderewskiego dysponuje tzw. Funduszem Patriotycznym, z którego można pozyskać środki na działania dotyczące historii i dziedzictwa.

• Narodowy Instytut Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego zarządza wieloma programami grantowymi, z których środki mogą pozyskać przede wszystkim organizacje pozarządowe, ale też – przykładowo – grupy nieformalne. Warto zwrócić szczególnie uwagę na Rządowy Program Rozwoju Organizacji Obywatelskich PROO i Rządowy Program Fundusz Inicjatyw Obywatelskich NOWE-FIO. Są to programy dotyczące również działań lokalnych.

Środki przyznawane przez instytucje zagraniczne na drodze konkursowej

Pozyskanie środków na działania w obszarze kultury i dziedzictwa jest możliwe także w drodze konkursów ogłaszanych przez instytucje zagraniczne. Są to często programy wieloletnie, z których można pozyskać znaczne środki, przy czym może to się wiązać z koniecznością wysokiego wkładu własnego (o czym mowa poniżej) oraz podjęcia współpracy z instytucjami zagranicznymi w ramach realizowanego projektu.

Środki finansowe spoza sektora publicznego

• Środki na działalność archiwum społecznego można pozyskać także dzięki konkursom organizowanym przez organizacje pozarządowe. Przykładem może być tutaj Program Polsko-Amerykańskiej Fundacji Wolności „Działaj Lokalnie”. Realizuje go Akademia Rozwoju Filantropii w Polsce. Jak sama nazwa wskazuje, konkurs ma charakter lokalny. Warto sprawdzić, czy jest organizowany w regionie, w którym działa Twoje archiwum społeczne.

• Organizacji prowadzących konkursy grantowe jest więcej, w tym – działających przy bankach, przy spółkach państwowych, przy firmach itd. Warto rozeznać się w tym zakresie i śledzić ich ofertę.

• Archiwiści społeczni mogą przystąpić także do programów liderskich, takich jak Liderzy Polsko-Amerykańskiej Fundacji Wolności czy Liderzy Dialogu. Uczestnictwo w tych programach gwarantuje wsparcie merytoryczne, wymianę doświadczeń, ale też wsparcie finansowe.

Konkursy grantowe – informacje praktyczne

Konkursy grantowe mają określoną procedurę, w której zawierają się zasady składania wniosków o dofinansowanie i ich realizacji, oceny wniosków, terminy składania wniosków oraz ogłaszania wyników itp.

Regulamin – najważniejszy dokument dotyczący konkursu grantowego, określający jego szczegółowe zasady.

Należy się z nią zapoznać przed przystąpieniem do danego konkursu. Znajdziesz ją w regulaminie konkursu grantowego. Po lekturze regulaminu trzeba się zapoznać z innymi materiałami dotyczącymi konkursu, udostępnianymi przez grantodawców, takimi jak wytyczne dotyczące przygotowania wniosku o dofinansowanie, wzorcowy wniosek o dofinansowanie, wzory różnych oświadczeń czy wzór umowy dotacyjnej. Ta rada jest uniwersalna – ma zastosowanie do wszystkich konkursów grantowych, podobnie jak poniższe wskazówki.

W regulaminie konkursu grantowego należy zwrócić szczególną uwagę na następujące zagadnienia:

• Czy podmiot, w ramach którego działa archiwum społeczne, może wziąć udział w danym konkursie grantowym? (Regulamin zawiera informacje o typach podmiotów, które są uprawnione do uczestnictwa w konkursie).

• Jakie są terminy – przykładowo – złożenia wniosku o dofinansowanie, realizacji planowanych działań, złożenia sprawozdania z realizacji projektu?

• Co jest celem konkursu grantowego i jaki rodzaj działań on finansuje, a tym samym – czy tematyka i typ aktywności planowanych przez Ciebie pasują do tego konkursu?

• Jakie są limity finansowe, m.in. jaką kwotę dofinansowania projektu przewiduje konkurs (minimalną i maksymalną)? Większość programów wymaga wkładu własnego (czyli pokrycia części wydatków ze środków własnych lub z innego grantu itp.). Zachodzą przy tym możliwości zdobycia środków na wkład własny w ramach konkursów instytucji samorządowych. Warto sprawdzić, czy w danej miejscowości lub w regionie takie konkursy są ogłaszane i jakie są zasady aplikowania w nich.

• Na czym polegają inne wymogi formalne, np. czy jest wymagana współpraca partnerska z inną organizacją czy instytucją?

Inne rady dotyczące pozyskiwania środków w konkursach grantowych

• Korzystaj ze szkoleń, z tutoriali, z konsultacji organizowanych przez podmioty przyznające środki. Umożliwią one zdobycie kompletnej wiedzy o danym konkursie grantowym.

• Wiele konkursów ogłasza się co roku, w podobnych terminach. Możesz więc opracować – na własne potrzeby – terminarz konkursów grantowych i sprawdzać, czy dany konkurs został już ogłoszony. Wiedza o terminach ogłaszania konkursów umożliwia ponadto lepsze przygotowanie wniosku o dofinansowanie, ponieważ prace nad nim można zacząć wcześniej, choćby zaplanować działania w ramach projektu czy pozyskać partnerów.

• Warto zapisać się na newslettery instytucji oferujących granty i do tych grup w mediach społecznościowych, które dotyczą pozyskiwania środków na działalność.

Formalne i merytoryczne rekomendacje dotyczące przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu

• Cele projektu, o którego dofinansowanie się ubiegasz, muszą być zgodne z celami konkursu grantowego, opisanymi w regulaminie. Projekt musi odpowiadać założeniom merytorycznym danego konkursu i zgodnie z nimi należy go opisać we wniosku grantowym.

• Zawsze należy pamiętać o spójności działań zaplanowanych w ramach projektu z jego budżetem i harmonogramem. To nie tylko zwiększy szansę na pozytywną ocenę wniosku, lecz także zagwarantuje, że nie staniesz przed koniecznością wykonania dużej ilości pracy już bez środków na jej opłacenie, a ponadto wpłynie na terminową realizację zaplanowanych działań.

• W regulaminach poszczególnych konkursów określa się koszty kwalifikowane i niekwalifikowane (czyli to, co może być sfinansowane w ramach danego grantu, oraz to, czego nie możemy sfinansować). Sprawdź to, aby nie popełnić błędu formalnego.

• Instytucje finansujące projekty określają pewne ramy (zazwyczaj procentowe) w budżetach projektów, m.in. w zakresie kosztów pośrednich (czyli związanych z obsługą organizacyjną zadania, przykładowo – z obsługą księgową) i kosztów bezpośrednich (czyli merytorycznych, związanych z działaniami). Przed złożeniem wniosku o dofinansowanie należy zapoznać się z tymi zasadami, tak aby aplikacja nie została odrzucona z powodów formalnych.

• Podczas przygotowania budżetu projektu, o którego dofinansowanie się ubiegasz, zwróć uwagę na kwestie związane z podatkiem od towarów i usług. Musisz sprawdzić regulamin konkursu pod tym kątem – ująć koszty towarów i usług zgodnie z jego zapisami (z podatkiem VAT lub bez).

• Jeżeli we wniosku grantowym znajdą się koszty osobowe, wyceń je z uwzględnieniem czynników takich jak czas i zakres pracy czy forma zatrudnienia. Natomiast koszty zakupu sprzętu należy ocenić po porównaniu cen. Wiele konkursów wymaga szczegółowego uzasadnienia kosztów.

Praktyczne rekomendacje dotyczące przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu

• Przed wypełnieniem wniosku o dofinansowanie sprawdź, czy grantodawca udostępnił na swojej stronie internetowej wzorcowy wniosek o dofinansowanie. Zalecam korzystanie z tej podpowiedzi na potrzeby wypełniania wniosku o dofinansowanie własnego projektu.

• W miarę możliwości nie zostawiaj opracowania wniosku o dofinansowanie na ostatnią chwilę. Warto zacząć jego sporządzanie wcześniej, żeby mieć czas na przygotowanie treści, na zapytanie grantodawcy o wątpliwości czy na pozyskanie partnera.

Jak jeszcze pozyskać środki na działanie?

Istnieją również inne sposoby finansowania działalności. Warto je poznać i zastanowić się nad skorzystaniem z nich przez organizację, w ramach której działa archiwum społeczne. Oto najważniejsze z nich:

• Składki członkowskie – jeżeli podmiot prowadzący działalność archiwalną jest stowarzyszeniem.

• Działalność odpłatna lub gospodarcza – umożliwiająca sprzedaż szkoleń, warsztatów, publikacji itp.

• Zbiórka 1% podatku – jeżeli organizacja ma status organizacji pożytku publicznego (OPP to organizacja mająca prawny status pożytku publicznego, nadany przez Krajowy Rejestr Sądowy). O jego uzyskanie mają prawo ubiegać się organizacje pozarządowe. Aby go otrzymać, trzeba spełnić kilka warunków.

• Zbiórki w mediach społecznościowych, kampanie crowdfundingowe.

• Darowizny rzeczowe i finansowe od osób indywidualnych.

• Darowizny przekazywane przy okazji zakupów online – polegające na tym, że sklepy internetowe dzielą się swoim zyskiem, wygenerowanym od zakupów, a osoba kupująca wybiera organizację, do której ta część zysku ma trafić.

Zakończenie

Pozyskiwanie środków na działania daje wiele satysfakcji. Choć nie zawsze się udaje, nie należy się tym zrażać, ale ponownie odpowiedzieć sobie na pytanie: Po co archiwum społeczne chce zrealizować dany projekt i dlaczego ma on istotne znaczenie? Jeżeli archiwum społeczne będzie przekonane do celowości planowanych działań, to prędzej czy później przekona do nich również inne osoby czy instytucje. Nie znam organizacji, która nie pozyskałaby żadnych środków. Powodzenia!

---

Materiały dodatkowe:

Szkolenia online

• webinar Narodowego Centrum Kultury Fundusze na kulturę, prowadzenie: Anna Małczuk-Wakulińska

• webinar Centrum Archiwistyki Społecznej Zarządzanie projektem w archiwum społecznym, prowadzenie: Patrycja Rogulska, Agnieszka Wargowska-Dudek

Strony internetowe

• ngo.pl – portal organizacji pozarządowych – można na nim znaleźć wiele informacji przydatnych dla organizacji pozarządowych: o możliwościach finansowania działalności, porady dotyczące kwestii formalnych i organizacyjnych itp. (np. jak uzyskać status organizacji pożytku publicznego).

• Eurodesk-Polska. Na portalu można znaleźć informacje o grantach na działania dla młodzieży, dużo przydatnych informacji o dotacjach ze źródeł zagranicznych.

• Fundusze na edukację. Strona jest poświęcona źródłom grantów i dotacji dla szkół, domów kultury, bibliotek, stowarzyszeń i fundacji.